İstanbul Davet Tekneleri ve Gemileri

Kartta yazan kapasite neden tek başına yeterli değildir?

“Kapasite” kelimesi tek bir rakammış gibi görünür. Oysa davet teknelerinde bu rakamın neyi anlattığı mutlaka sorulmalıdır. Bazı yerlerde görülen sayı teknenin seyir sırasında taşıyabildiği toplam yolcuyu, bazı yerlerde kokteyl düzenini, bazı yerlerde de yemekli oturma planını ifade edebilir. Bu üç bilgiyi birbirinin yerine kullanmak, özellikle davetli sayısı teknenin üst sınırına yaklaştığında yanlış sonuç verir.

Seyir kapasitesi

Teknenin taşıyabileceği toplam yolcu sayısını ifade eder. Ancak herkesin masaya oturacağı, servis yapılacağı, sahne veya dans alanı kurulacağı bir davette bu sayı doğrudan kullanılabilir yemekli kapasite anlamına gelmez. Profilde yalnız tek bir kapasite rakamı varsa, o rakamın hangi düzene ait olduğu netleşmeden karar verilmemelidir.

Yemekli kapasite

Masa ve sandalyeler yerleştirildikten, servis geçişleri bırakıldıktan ve gerekiyorsa sahne ya da dans alanı ayrıldıktan sonra ortaya çıkan oturma sayısıdır. Yuvarlak masa ile uzun masa aynı alanı kullanmaz. Açık büfe kurulması, gelin yolu bırakılması veya konuşma alanı hazırlanması da oturma planını değiştirebilir.

Kokteyl kapasitesi

Sabit oturma sayısının daha düşük olduğu, misafirlerin ayakta veya dağınık oturma gruplarıyla ağırlandığı kullanımı anlatır. Bu nedenle kokteyl kapasitesi çoğu teknede yemekli kapasiteden daha yüksek olabilir. Fakat rakamın yüksek olması, herkes için aynı ölçüde rahat bir kullanım olacağı anlamına gelmez. İleri yaştaki misafirler, çocuklar veya uzun sürecek bir program varsa yeterli oturma alanı ayrıca düşünülmelidir.

Kapalı alan kapasitesi

Hava değiştiğinde bütün misafirlerin aynı anda kapalı bölüme geçip geçemeyeceğini gösteren en önemli bilgilerden biridir. Toplam kapasitesi yüksek görünen bir teknenin kapalı salonu daha sınırlı olabilir. Özellikle serin aylarda, yağmur ihtimali bulunan günlerde veya programın büyük bölümü akşam saatlerine denk geliyorsa kapalı alan kapasitesi toplam kapasiteden ayrı değerlendirilmelidir.

50, 100 veya 200 kişilik tekne ararken rakamı nasıl okumalısınız?

Kişi sayısıyla yapılan aramalar kısa liste oluşturmak için işe yarar; ancak tam sınırda seçim yapmak her zaman iyi sonuç vermez. Elli kişilik yemekli bir davet için “50 kişi kapasiteli” ifadesini görmek tek başına yeterli değildir. Bu rakam seyir kapasitesiyse, masalar kurulduğunda aynı sayıya ulaşılamayabilir. Yüz kişilik bir kokteyl için uygun olan tekne de yüz kişilik yemekli davette aynı rahatlığı sunmayabilir.

Misafir sayınız kesinleşmediyse tek bir rakama kilitlenmek yerine olası alt ve üst sınırı belirleyin. Örneğin davetin doksan ile yüz on kişi arasında kalması bekleniyorsa yalnız yüz kişilik seçeneklere bakmak yerine her iki senaryoda da düzenin nasıl kurulacağını sorun. Böylece sonradan eklenen birkaç masa, çocuklar için ayrılan yer veya görevli ekip nedeniyle planın sıkışması önlenir.

İki yüz kişi ve üzerindeki gruplarda katlar arasındaki dağılım da önem kazanır. Toplam sayı bütün tekneye ait olabilir; fakat yemek, konuşma, eğlence veya tören tek bir katta yapılacaksa asıl belirleyici olan o katın kullanılabilir alanıdır. Misafirlerin farklı katlara ayrılması bazı programlarda sorun oluşturmazken, herkesin aynı anı birlikte izlemesi gereken bir davette akışı bölebilir.

Davet teknesi ile davet gemisini aynı ölçüyle karşılaştırmayın

“Davet teknesi” ve “davet gemisi” ifadeleri çoğu zaman büyüklüğü anlatmak için kullanılır; fakat yalnız isme bakarak karar vermek doğru olmaz. Büyük görünen her gemi sizin masa planınıza uygun olmayabilir. Daha küçük görünen bir tekne de katlarının yerleşimi sayesinde belirli bir davet düzeninde beklenenden daha kullanışlı olabilir.

Karşılaştırma yaparken toplam uzunluktan önce davetlilerin kullanacağı alanlara bakın. Ana salonun biçimi, açık güvertenin konumu, katlar arasındaki merdivenler, giriş noktası, servis alanı ve tuvaletlere ulaşım davet sırasındaki kullanımı doğrudan etkiler. Büyük gruplarda misafirlerin tek bir girişten ne kadar sürede alınacağı, karşılama masasının nereye kurulacağı ve üst kata çıkışın nasıl yönlendirileceği de önemlidir.

Davet gemileri yüksek kişi sayılarında daha fazla alan sağlayabilir. Bunun karşılığında karşılama, kat dağılımı ve programın farklı bölümler arasında duyurulması daha ayrıntılı düşünülür. Daha küçük davet teknelerinde grup bir arada kalabilir; ancak masa, müzik ve servis alanlarının birbirini sıkıştırmaması gerekir. Bu nedenle “büyük olan daha iyidir” veya “küçük olan daha samimidir” gibi tek cümlelik kararlar yerine gerçek yerleşime bakılmalıdır.

Kapalı salonu sonradan sorulacak bir ayrıntı gibi görmeyin

Boğaz manzarası için açık güverteyi istemek doğaldır. Yine de açık alan, hava koşullarına bağlıdır. Rüzgâr, kısa süreli yağış veya akşam serinliği programın iptal edilmesini gerektirmese bile misafirlerin içeri geçmesine neden olabilir. Böyle bir anda yalnız kapalı bir bölümün bulunması yetmez; içeri geçmesi gereken misafirlerin burada rahatça ağırlanabilmesi gerekir.

Kapalı alanı değerlendirirken kaç kişinin sığdığının yanında salonun nasıl kullanılacağına da bakın. İçeride masalar kuruluysa geçişler kalıyor mu? Müzik veya konuşma içeriden devam edebiliyor mu? Camlar görüşü koruyor mu? Isıtma ya da klima bilgisi güncel mi? Açık güvertedeki düzen kısa sürede içeri taşınabilir mi? Bunlar özellikle düğün, nişan, kına ve kurumsal yemek gibi programın yarıda kesilemeyeceği günlerde önem kazanır.

Hava planı, “yağmur yağarsa bakarız” denilecek bir konu değildir. Tekne profilinde kapalı alan kapasitesi açıkça yazmıyorsa bu bilgi teklif aşamasından önce doğrulanmalıdır. Bütün misafirlerin içeride aynı düzende ağırlanması gerekmiyorsa hangi grubun nereye geçeceği de önceden düşünülmelidir.

Masa, sahne ve dans alanı kullanılabilir kapasiteyi değiştirir

Bir tekne boşken geniş görünebilir. Masalar, sandalyeler, müzik ekipmanı, karşılama masası ve servis istasyonları eklendiğinde kullanılabilir alan değişir. Bu nedenle yalnız boş salon fotoğraflarına bakmak yanıltıcıdır. Mümkünse benzer kişi sayısıyla kurulmuş gerçek bir davetin fotoğrafını veya yerleşim planını görmek daha gerçekçi bir fikir verir.

Yuvarlak masalar misafirlerin birbirini görmesini kolaylaştırır; fakat çevresindeki sandalye ve servis boşluğu nedeniyle daha geniş yer ister. Uzun veya dikdörtgen masalar bazı salonlarda alanı daha verimli kullanabilir, ancak geçiş noktalarının kapanmaması gerekir. Kokteyl masaları daha hareketli bir düzen sağlar. Buna karşılık uzun süren yemek, iftar veya aile davetlerinde herkese yeterli oturma yeri gerekebilir.

Sahne ya da geniş bir dans alanı kullanılacaksa teknenin ilan edilen yemekli kapasitesinin tamamını kullanmak mümkün olmayabilir. Aynı durum açık büfe, ürün sergileme alanı, şirket sunumu, kına tahtı veya fotoğraf köşesi için de geçerlidir. Burada yapılması gereken, eklenen her parçanın salon içinde kaplayacağı yeri yerleşim üzerinde görmektir. “Sığar” cevabı yerine masaların ve geçişlerin gösterildiği bir plan istemek daha açıklayıcıdır.

Birden fazla kat her zaman fazladan rahatlık anlamına gelmez

Çok katlı tekneler kalabalık gruplarda avantaj sağlayabilir. Açık alan, yemek bölümü ve karşılama birbirinden ayrılabilir. Fakat programın tamamı tek katta yaşanacaksa diğer katların varlığı ana salonun kapasitesini artırmaz. Katların ne amaçla kullanılacağı belli olmadan toplam kapasite üzerinden yapılan karşılaştırma eksik kalır.

İleri yaştaki misafirler, küçük çocuklar veya hareket kısıtlılığı olan kişiler varsa merdivenlerin yapısı önemlidir. Tuvaletin, açık güvertenin ve ana salonun farklı katlarda bulunması program boyunca misafirlerin hareketini etkileyebilir. Müzik ve anons sisteminin bütün katlarda duyulup duyulmadığı da büyük davetlerde sorulmalıdır.

Katları bölmek bazen bilinçli bir seçim olabilir. Daha sakin oturmak isteyen aile büyükleri kapalı salonda, müzik bölümüne katılmak isteyenler üst güvertede bulunabilir. Ancak nikâh, konuşma, pasta kesimi veya toplu fotoğraf gibi herkesin bir arada olması beklenen anlarda tek bir alanın yeterliliği ayrıca kontrol edilmelidir.

Tekne fotoğraflarında gerçekten neye bakmalısınız?

Fotoğraflarda önce manzara, ışıklar ve süslenmiş masalar dikkat çeker. Fakat davet günü işinize yarayacak ayrıntılar bunlarla sınırlı değildir. Masalar kurulduğunda aralarda yürünebiliyor mu, ana salon ferah mı, üst kata çıkış rahat mı? Giriş bölümünü, tuvaletleri ve servis ekibinin kullanacağı geçişleri göstermeyen birkaç güzel kare, teknenin davet sırasında nasıl kullanılacağını tam olarak anlatmaz.

Fotoğrafların ne zaman çekildiğini de sorun. Aynı teknenin internette yıllar önceki görüntüleriyle yenilenmiş hali yan yana durabiliyor. Koltuklar, zemin, tavan veya teknik donanım zaman içinde değişmiş olabilir. Mümkünse teknenin hem boş halini hem de size yakın sayıda misafir için hazırlanmış bir daveti görün. Böylece masalar yerleştirildikten sonra servis, dans ve misafirlerin dolaşması için ne kadar alan kaldığını daha net görebilirsiniz.

• Ana salonun geniş açıdan çekilmiş güncel görüntüsü var mı?
• Yemekli ve kokteyl düzeni ayrı ayrı gösteriliyor mu?
• Kapalı alanın tamamı görülüyor mu?
• Giriş ve katlar arasındaki geçişler fotoğraflarda seçilebiliyor mu?
• Görseller gerçekten aynı tekneye mi ait?
• Benzer kişi sayısıyla hazırlanmış bir yerleşim örneği bulunuyor mu?

Fotoğraflar karar vermeye yardımcı olur; fakat kapasite belgesi veya güncel teknik bilgi yerine geçmez. Görsel ile yazılı bilgi birbirini desteklemiyorsa açıklama istenmelidir.

Biniş düzeni misafirlerin tekneyle ilk karşılaştığı andır

Davet teknesinin içi kadar tekneye nasıl binildiği de önemlidir. Misafirlerin aynı saatte geleceği büyük bir programda girişin dar olması, karşılama süresini uzatabilir. Davetli listesinin kontrolü, yaşlı misafirlere yardım, çocuk arabası veya malzeme taşıma gibi işler biniş noktasında planlanır.

Avrupa veya Anadolu yakasından gelecek misafirlerin dağılımı, teknenin yanaşabildiği noktalarla birlikte düşünülmelidir. Burada amaç rota hazırlamak değil, listedeki seçeneklerden hangilerinin davetli grubunuz için ulaşılabilir olduğunu anlamaktır. Bir teknenin her iskeleye aynı koşullarda yanaşabileceği varsayılmamalıdır.

Tekerlekli sandalye, yürüme desteği, bebek arabası veya ağır ekipman varsa “erişim var” cevabı tek başına yeterli değildir. İskele ile tekne arasındaki geçiş, kapı genişliği, merdivenler ve kullanılacak kat ayrı ayrı sorulmalıdır. İhtiyaç önceden söylendiğinde uygun olmayan tekneler baştan elenir ve kısa liste daha gerçekçi olur.

Teknenin yerleşimi yapacağınız davete göre değişir

Bir teknede aile yemeği de yapılabilir, mezuniyet gecesi de. Ancak aynı salon iki programda aynı biçimde hazırlanmaz. Aile davetinde masaların arasından rahat geçilmesi, girişte kalabalık oluşmaması ve ileri yaştaki misafirlerin kolayca oturup kalkabilmesi gerekir. Kına veya mezuniyette oyun alanı dar bırakılırsa gece başladığında sorun hemen belli olur. Şirket toplantısında da yalnız masa sayısına değil, konuşmacının nerede duracağına ve ekranın salonun gerisinden görülüp görülmediğine bakılır.

Yemek servisi yapılacaksa garsonların kullanacağı geçişler boş kalmalıdır. Kokteylde insanlar daha çok yer değiştireceği için salonun ortasını masalarla doldurmak işleri zorlaştırır. Doğum gününde süsleme için ayrılan bölüm, toplantıda ekran ve teknik ekipman için kullanılabilir. Önce yapacağınız programa uygun tekneleri ayırın; müzik, menü, süsleme ve diğer ayrıntıları daha sonra ilgili sayfadan inceleyin.

“Her türlü organizasyona uygundur” sözü tek başına yeterli bilgi vermez. Teknenin masalı düzende nasıl göründüğünü, dans veya sunum alanının nereye kurulacağını ve hangi kullanımda sıkışacağını bilmek daha faydalıdır. Bir teknenin size uymayan tarafının açıkça söylenmesi, yalnız güzel özelliklerinin anlatılmasından daha çok işinize yarar.

Kısa listenizi üç seçeneğe nasıl indirebilirsiniz?

Listedeki bütün sayfaları aynı ayrıntıyla incelemek zorunda değilsiniz. İlk elemede aşağıdaki sırayı kullanabilirsiniz:

1. Önce kaç kişilik bir davet düşündüğünüzü not edin. Sayı henüz kesin değilse çıkabileceği en yüksek rakamı da yazın.
2. Masalı yemek düzeni mi, kokteyl düzeni mi kullanılacak? İkisini birlikte düşünüyorsanız bunu da belirtin.
3. Yağmur veya sert rüzgâr çıktığında bütün misafirlerin kapalı bölüme sığıp sığmayacağına bakın.
4. Sahne, dans alanı, sunum ekranı veya açık büfe için yer ayrılacaksa bunu yazın. Tekerlekli sandalye kullanımı için uygun bir geçiş gerekiyorsa onu da hesaba katın.
5. Bu şartlara uyan teknelerden güncel fotoğrafları bulunan ve yerleşimi açıkça gösterilen üç tanesini seçerek karşılaştırın.

Son üç tekne arasında karşılaştırma yaparken her birine farklı soru sormayın. Aynı bilgi listesini kullanın. Böylece bir teknede kokteyl kapasitesini, diğerinde yemekli kapasiteyi karşılaştırma hatasına düşmezsiniz. Cevapların aynı başlıklar altında gelmesi, gerçek farkı daha kolay gösterir.

Üç profilde aynı bilgileri karşılaştırın

• Teknenin kayıtlı toplam yolcu kapasitesi
• Yuvarlak ya da uzun masalı yemek düzeni
• Kokteyl düzenindeki kapasite
• Kapalı salonun yemekli ve kokteyl düzenlerinde kaç kişiyi ağırlayabildiği
• Açık güvertenin konumu ve hava planı
• Katların program sırasında nasıl kullanılacağı
• Klima, ısıtma, elektrik, ses ve görüntü altyapısı
• Giriş, merdiven, çocuk arabası ve özel erişim durumu
• Güncel fotoğraf veya benzer yerleşim örneği
• Bilginin son doğrulandığı tarih

Bu alanlardan biri bilinmiyorsa tahmin etmek yerine “teklif öncesinde doğrulanacak” bilgi olarak bırakılması daha güvenlidir. Özellikle kapasite, erişim ve kapalı alan konusunda yuvarlak ifadeler kullanılmamalıdır.

Örneğin “Ekim ayında, yaklaşık 120 kişilik yemekli bir aile daveti düşünüyoruz; yağmur halinde herkesin kapalı alanda oturabilmesi ve küçük bir dans bölümü kalması gerekiyor” şeklindeki bir mesaj, yalnız “120 kişilik tekne fiyatı” yazmaktan daha açıklayıcıdır. Böylece kapasitesi kâğıt üzerinde yeterli görünse de sizin düzeninize uymayan seçenekler baştan ayrılabilir.