Teknede Mezuniyet Organizasyonu

Teknede mezuniyet organizasyonu düşünürken aklınıza önce kep attığınız fotoğraf gelebilir. Biraz sonra arkadaşlarınızın hangi şarkıda dans edeceğini, ailenizin nerede oturacağını, yemeğe ne kadar ayıracağınızı konuşmaya başlarsınız. Kutlamanın güzel geçmesi, bu isteklerin aynı akşama nasıl yerleştiğine bağlı. Uzun bir tören istemeyebilir, yıllardır aynı sırayı paylaştığınız insanlarla yemek yiyip eğlenmeyi seçebilirsiniz.

İnanç Organizasyon’da üniversite mezunları ve yetişkin gruplar için masa düzeni, ikram, süsleme, müzik ve çekim hazırlıklarını görüşüyoruz. İstanbul’da teknede mezuniyet için bize ulaşırken kaç kişi olacağınızı ve nasıl bir akşam istediğinizi anlatmanızla başlayabiliriz. Yirmi kişilik arkadaş buluşmasıyla yüzlerce kişinin katılacağı bir kutlamanın ihtiyacı farklıdır. Kullanılacak alanı, yemekli yerleşimi ve programı birlikte değerlendirdikten sonra yapılacak işler belli olur.

Henüz şarkıları veya bütün dekoru seçmiş olmanız gerekmiyor. Önce sizin için önemli olanları öğrenelim. Herkes aynı anda kep mi atsın, aile fotoğrafları mı çekilsin, yoksa yemek bittikten sonra müziğe daha çok zaman mı kalsın? Bu yazıda, karar verirken soracağınız soruları kutlamanın içindeki yerleriyle ele alıyoruz.

Mezuniyetinizden nasıl bir akşam kalsın?

Arkadaş grubunda herkesin aklındaki kutlama aynı olmayabilir. Biri uzun bir yemek istiyor, biri DJ soruyor, başka biri anne ve babasını da çağırmayı düşünüyor. Hazırlığa bütün bu istekleri tek pakete sıkıştırarak başlamak yorucu olur. Önce gecenin hangi bölümlerini birlikte yaşamak istediğinizi seçin. Sonra bunların her birine ne kadar yer ve zaman gerektiğine bakalım.

Törenin ve eğlencenin yerini seçin

Kep, cübbe ve kısa bir teşekkür konuşması sizin için önemliyse bunlara ayrı bir bölüm ayırabiliriz. Konuşmacının elinde mikrofon olacak; fotoğrafçı da yüzleri görebileceği bir yerde duracak. O sırada bütün masalara yemek taşınmasını istemeyebilirsiniz. Törenin başlangıcını menüyle birlikte seçtiğimizde hem sofradakiler rahat eder hem de söylemek istediğiniz sözler arada kaybolmaz.

Daha çok dans etmek istiyorsanız uzun bir konuşma listesi hazırlamanız şart değil. Sevdiğiniz bir parçayla arkadaşlarınızı bir araya getirip toplu fotoğraf çekilebilir, ardından eğlenceye geçebilirsiniz. Programda sırf alışılmış olduğu için bulunan bir bölümü çıkarmak mümkün. Sizin grubunuza ait birkaç ayrıntının olması, başka bir mezuniyetteki bütün gösterileri tekrarlamaktan daha anlamlı gelebilir.

Herkesin kutlamaya katılmak isteyeceğini veya aynı bütçeyi ayırabileceğini düşünmeyin. İlk görüşmede yaklaşık bir harcama aralığını arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Katılamayan birinin nedenini bütün grup önünde açıklaması gerekmiyor. Hazırlığı, gerçekten geleceğini söyleyen kişiler üzerinden kurmak hem yemek hesabını hem aranızdaki paylaşımı daha rahat hâle getirir.

Bir hizmeti birkaç arkadaşınız çok istiyorsa bütün sınıfın aynı fikri paylaştığından emin olun. Daha sonra kullanılmayacak bir gösteriye veya istemediğiniz bir dekor parçasına para ayırmış olmak can sıkabilir. Grup kararını verirken seçilen işin adını ve bütçeye etkisini açık yazın. Sessiz kalan herkesin onay verdiğini varsaymadan son seçimi duyurabilirsiniz.

Ailelerin katıldığı bir buluşma

Aileniz de gelecekse kutlamayı yalnızca arkadaş masaları üzerinden düşünmeyin. Büyükleriniz oturarak sizi izlemek isteyebilir. Aile fotoğrafları çekileceği zaman nerede buluşacağınız ve yemek sonrasında nasıl devam edeceğiniz belli olsun. Herkesin bütün gece dans alanının yanında oturmasını beklemek yerine, sohbet edilebilecek masalara da yer bırakabiliriz.

Misafirlerinize neye davet edildiklerini anlatın. Yemekli bir mezuniyet balosuyla hafif ikramlı arkadaş kutlaması farklı beklentiler oluşturur. Ailelerin katılacağı bölüm daha kısa tutulacaksa kabul ve bitiş saatlerini ayrıca paylaşabilirsiniz. Bu ayrıntılar davet mesajında açık olduğunda konuklarınız kıyafetinden akşam yemeğine kadar kendi hazırlığını daha rahat yapar.

Okul adına yapılan etkinliklerde önce kapsamı öğrenin

Üniversite mezunlarının kutlamasıyla Millî Eğitim Bakanlığına bağlı bir okulun düzenlediği mezuniyet etkinliği aynı kapsamda değerlendirilmez. Bakanlığa bağlı resmî ve özel okullar için okul dışındaki mezuniyet etkinliklerine ilişkin sınırlamalar bulunur. Okul aile birliklerinin benzer etkinlikleri de ilgili düzenlemelere tabidir. Bu nedenle ilkokul, ortaokul veya lise adına teknede mezuniyet talebine, yalnızca veli ya da öğretmen katılacağı için uygunluk sözü vermiyoruz.

Okul adına hareket ediyorsanız planınızı ilgili eğitim kurumu ve yetkili birimlerle netleştirmeden hizmet satın almayın. Etkinliğin adını değiştirmek, uygulanacak kuralları kendiliğinden değiştirmez. Ayrıntılar için MEB’in mezuniyet günü etkinlikleri genelgesini inceleyebilirsiniz. Bizim hazırlayacağımız bir pano, masa veya müzik programı resmî izin yerine geçmez.

Üniversite adına yapılacak bir etkinlikte de üniversitenin kendi onay ve kullanım koşulları öğrenilmeli. Fakülte adı, amblem veya resmî belge kullanılacaksa ilgili birimin kararına göre ilerlenir. Arkadaşlar arasında hazırlanan bir kutlamayı üniversitenin resmî töreni gibi duyurmamak gerekir. Hangi hizmeti istediğinizi ve kimin adına görüşme yaptığınızı başlangıçta bilmemiz bu ayrımı korumamızı sağlar.

Günü seçerken arkadaşlarınızla neyi netleştirelim?

Herkese uygun günü bulmak, bazen menü seçmekten uzun sürebilir. Son sınavı biten arkadaşınız kutlamaya hazırken başka birinin bütünlemesi veya sunumu kalmış olabilir. İlk konuşmada birkaç seçenek toplayın. Tarihleri yalnızca mesaj grubunda sıralamak yerine hangi gün kaç kişinin gelebileceğini işaretlemek karar vermenizi kolaylaştırır.

Sınav ve resmî tören takvimi

Üniversitenin açıkladığı tören günüyle kendi kutlamanızı aynı güne koymak isteyebilirsiniz. Aradaki hazırlık süresini düşünün. Törenden sonra aile fotoğrafları uzayabilir; cübbenizi bırakmak veya kıyafetinizi değiştirmek isteyebilirsiniz. İki program arasında her şeyin dakikasında biteceğini varsaymak yerine kendinize zaman bırakın. Başlangıcı buna göre seçtiğinizde kendi kutlamanıza yetişmeye çalışmazsınız.

Takvim henüz açıklanmadıysa bunu görüşmede belirtin. Muhtemel gün aralıklarıyla hangi hazırlıkları istediğinizi konuşabiliriz. Gün belli olduktan sonra ekiplerin uygunluğu yeniden öğrenilir. Bir arkadaşınızın duyduğu tarihle resmî olarak açıklanan bilgiyi ayırın. Özellikle kalabalık grupta yanlış bir günün herkesin takvimine işlenmesini istemezsiniz.

Gündüz, hafta içi veya akşam

Çalışmaya başlayan arkadaşlarınız varsa hafta içi erken bir saat herkese uymayabilir. Ailelerin de geleceği kutlamada bitiş saati önem kazanır. Sadece fotoğraftaki gece ışıklarına bakarak karar vermeden grubun gerçekten ne zaman bir araya gelebileceğini öğrenin. Bazen daha erken başlayan bir yemek, arkadaşlarınıza hem tören hem eğlence için rahat zaman bırakabilir.

Farklı günleri karşılaştırırken istediğiniz hizmetler aynı kalsın. Menü veya çekim süresi değiştiğinde fiyat farkının yalnız günden kaynaklandığını söyleyemeyiz. Seçtiğiniz tarih sizin için özel olabilir; o durumda hazırlığı o günün uygunluğu ve bütçesi üzerinden sürdürürüz. Herkese geçerli bir indirim veya her gün sunulabilecek aynı ekip sözü vermek yerine seçenekleri kendi grubunuz için öğrenelim.

Kaç kişi katılacak, kimler aynı masada olacak?

Kişi sayısını bildirirken yalnızca mezunları saymak kolay bir yanılgı. Seksen mezuna sekiz öğretim elemanı ve on iki aile yakını katıldığını düşünelim: hazırlanacak davet yüz kişilik olur. Sayıyı böyle açık yazdığınızda yemek, sandalye ve karşılama hesabı da doğru başlar. Cevap beklediğiniz kişiler varsa kesinleşenlerle birlikte ayrı gösterebilirsiniz.

20 ve 30 kişilik arkadaş grupları

Yirmi veya otuz kişilik teknede mezuniyet için herkesin birbirine yakın oturması hoşunuza gidebilir. Tek masa kurulduğunda iki uçtaki arkadaşların nasıl konuşacağını ve servis için kalan yeri görün. Uzun bir masanın tamamını yüksek çiçekle doldurmak gerekmiyor. Ortada ikram da bulunacaksa dekorun boyunu ve miktarını ona göre seçelim.

Küçük grupta bile kep ve fotoğraf için masadan kalkacağınız bir bölüm gerekir. Sandalyeler çekildiğinde geçiş açık kalıyor mu? DJ isterseniz ekip nerede çalışacak? Bu soruların cevabını boş salonun metrekaresinden çıkarmaya çalışmayın. Yemekli düzenin örneğine bakmak, o akşam nasıl oturacağınızı daha iyi anlatır.

50 ve 100 kişilik mezuniyet kutlamaları

Elli kişilik grupta herkes birbirini tanıyor olabilir; yine de karşılamayı bir kişinin takip etmesi işleri kolaylaştırır. Yüz kişiye yaklaşıldığında bölüm veya arkadaş grubu bilgisi eklenmiş masa listesi işe yarar. İsimleri kapıda ilk kez ayırmaya çalışmak yerine kimlerin birlikte oturacağını birkaç gün önceden seçebilirsiniz.

50 kişilik teknede mezuniyet organizasyonuyla 100 kişilik hazırlığı karşılaştırırken yalnızca tabak sayısını sormayın. Yeni masalar geldiğinde eğlence için kalan yer de değişebilir. Fotoğraf köşesine gidenlerin servis görevlileriyle aynı dar noktada karşılaşmaması gerekir. Yerleşimde masaları, müzik bölümünü ve toplu fotoğraf alanını aynı anda görmek isteyin.

150 ve 200 kişilik geniş gruplar

Farklı bölümlerden mezunlar bir araya geliyorsa davetli listesini birkaç kişi topluyor olabilir. Kesin sayıyı bildirmeden bu listeleri birleştirin. Bir arkadaşın iki farklı grupta yazılması veya ailesiyle gelecek kişinin tek sayılması hesabı değiştirir. Başlangıçta kullanılacak ortak bir liste, sonradan mesaj aramayı azaltır.

Yüz elli ya da iki yüz kişilik bir davette bütün grubu aynı anda fotoğrafa çağırmak yerine bölüm bölüm ilerleyebiliriz. Konuşma yapılacaksa arka masalardan da duyulması ve görülmesi gerekir. Aileler için ayrılacak yer, DJ’nin çalışacağı bölüm ve yemek sunumu bu sayıya göre değerlendirilir. Birkaç masa daha eklemek her mekânda aynı kolaylıkla mümkün olmayabilir.

300–500 kişilik taleplerde yerleşim

Üç yüz, dört yüz veya beş yüz kişilik mezuniyet taleplerinde uygun seçenekleri, kullanılacak gerçek düzen üzerinden ele alıyoruz. Bir mekânın kokteyl kapasitesiyle yemekli oturma kapasitesi aynı olmayabilir. Sahne, teknik ekip ve fotoğraf köşesi kurulduğunda kalan alan da hesaba katılır. Bu kontroller yapılmadan bütün davetlilerin masada ağırlanacağını söylemek doğru olmaz.

Kapalı bölümün kapasitesini ayrıca öğrenin. Açık alanda hazırlanan beş yüz kişilik düzenin yağmurda içeride aynen devam edebileceğini varsaymayın. Kalabalık grupta farklı bölümlere ayrılmak istemiyorsanız bunu baştan belirtin. İstediğiniz birliktelikle mekânın sunduğu düzen uyuşmuyorsa başka bir çözüm seçmek, kutlama sırasında yer aramaktan daha iyidir.

Masalar kurulduğunda nasıl hareket edeceksiniz?

Fotoğrafta geniş görünen bir alan, yüzlerce sandalye yerleştirildiğinde başka görünür. Mezuniyet gecesinde insanlar yalnız oturmaz; arkadaşının masasına gider, fotoğraf çektirir, müziğe katılır. Yerleşimi bu hareketlerle birlikte düşünün. Kullanılacak bölümün ölçüsünü ve yemekli düzenini öğrendikten sonra dekorun nereye kurulacağına karar verebiliriz.

Yemek masaları ve dinlenilecek yerler

Arkadaş gruplarınızın büyüklüğünü yazın. Altı kişinin sürekli başka masalara ayrıldığı bir düzene mecbur kalmadan, uygun masa biçimlerine bakabilirsiniz. Bununla birlikte her masanın aynı sayıda olması şart değil. Yerleşim, menünün servis şekline ve kullanılabilecek mobilyaya göre hazırlanır. Masaların arasından görevlilerin rahatça geçebilmesi gerekir.

Kokteyl düzeninde de oturma ihtiyacı kaybolmaz. Uzun süre ayakta kalmak istemeyen yakınlarınız, çantasını bırakacak yer arayan arkadaşınız veya yemek yerken oturmak isteyenler olabilir. Dinlenme köşesini kutlamadan bütünüyle uzaklaştırmadan hazırlayabiliriz. Orada oturanların konuşmayı takip edip edemediğine ve geçiş yolunun açık kalmasına bakalım.

DJ, fotoğraf köşesi ve tören bölümü

DJ masasını girişin hemen önüne koymak güzel görünebilir; ama herkes aynı yerden geçecekse kalabalık oluşabilir. Fotoğraf fonunun önünde bekleyenler de başka bir grubun masasını kapatmasın. Bu alanların tek tek güzel olmasından önce birlikte kullanılabilir olması gerekiyor. Kişi sayısını ve seçtiğiniz hizmetleri aynı plana işleyelim.

Platform düşünüyorsanız kurulacağı yeri ve ölçüsünü teknik ekibe gösterin. Her alana yüksek bir sahne getirmek mümkün veya gerekli olmayabilir. Bir konuşma için ayrılacak bölümle kalabalık bir gösterinin ihtiyacı aynı değil. Taşıyıcı düzeni, zemin ve bağlantılar hakkında uygunluğu işi yapacak ekip belirlemeli; fotoğrafa bakarak kurulum sözü verilmemeli.

Kep atma anını fotoğrafa sığdırmak

Kep atarken aynı anda yüzünüze bakmak, arkadaşınızı bulmak ve fotoğrafçıya dönmek zor olabilir. O anı rahat yaşamak için öncesinde kısa bir hazırlık yeterli. Nerede duracağınızı, hangi işaretle başlayacağınızı ve kameranın yönünü öğrenin. Gecenin tamamını prova gibi geçirmeniz gerekmiyor; yalnızca bu birkaç dakikada birbirinizi duymanız gerekiyor.

Bütün grup mu, sınıf sınıf mı?

Küçük grupta herkes tek kareye sığabilir. Kalabalık davette fotoğrafçı alanı görüp hangi açıdan çalışabileceğini söylemeli. Bölüm bölüm çekim yapılacaksa sırayı önceden paylaşın. Bir grup fotoğraf için beklerken diğerlerinin nerede bulunacağı da belli olsun. Çekim yerini servis yolu veya çıkışın önüne kurmamak gerekir.

Keplerin hareketi için tavandaki yüksekliği ve çevredeki donanımı ekiple değerlendirin. Her bölüm kep atmaya uygun olmayabilir. Koşullar elvermediğinde kepler elde tutularak veya omuz hizasında kaldırılarak da toplu fotoğraf çekilebilir. İstediğiniz görüntüyü anlatın; uygulanabilecek biçimi çekim ve mekân sorumlularıyla seçelim. Sırf bir örnek videoda gördüğünüz için aynı hareketi dar bir yerde tekrarlamayalım.

Kep ve cübbeler kimden gelecek?

Kendi kepinizi ve cübbenizi getirecekseniz kutlamadan önce eksik parçaları kontrol edin. İsimlik, bölüm rengi veya farklı bir aksesuar kullanılıyorsa grup içinde haberleşin. Başka bir yerden temin edilen kıyafetlerin teslim ve geri verme şartları o sağlayıcıyla görüşülmeli. Bunların organizasyona kendiliğinden dâhil olduğunu düşünmeyin.

Çekim sonrasında kıyafet değiştirecekler varsa eşyaların nerede tutulacağını öğrenin. Cübbe kutularının yemek masaları arasında birikmesi rahatlığı azaltabilir. Askı veya ayrı bir bölüm sunuluyorsa kapasitesi sorulabilir. Size ait parçalarla ortak kullanılacak malzemelerin karışmaması için bir yakınınızın veya grup temsilcisinin yardımcı olması yeterli olabilir.

Konuşmalar, anonslar ve hazırlanan videolar

Mezuniyette uzun bir konuşma yapmak zorunda değilsiniz. Bazen bir arkadaşın söylediği birkaç cümle, bütün grubun aynı anda hatırladığı bir anıya dönüşür. Öğretim elemanınızın konuşması, kısa teşekkürler veya bölüm arkadaşlarınızın hazırladığı video varsa bunların sırasını seçelim. Herkesin başka bir anda mikrofon istemesi yerine kullanılacak zaman belli olsun.

İsimlerin ve unvanların son hâli

Anons yapılacaksa okunacak listeyi son kez kontrol edin. İsimlerin doğru yazılması kadar doğru telaffuz edilmesi de önemli olabilir. Yabancı dilde bir ad veya bölüm adı varsa sunumu yapacak kişiye önceden bilgi verin. Değişen bir liste geldiğinde eskisinin kullanılmaması için son sürümü açıkça işaretleyebilirsiniz.

Plaket veya hatıra belgesi düşünüyorsanız metnin onayını kimin vereceği belli olsun. Resmî diploma işlemleri organizasyon hizmetimizin parçası değildir; üniversitenin yetkili birimlerince yürütülür. Kutlamada kullanılacak hatıra ürünlerini de resmî belge izlenimi vermeden hazırlamak gerekir. Okul veya fakülte adını kullanacağınız baskılar için ilgili kullanım koşullarını öğrenin.

Videoyu telefondan göndermek yeterli olmayabilir

Arkadaşlarınızın hazırladığı videonun son dosyasını, açılacağı cihazda önceden deneyin. Görüntü çalışırken ses gelmemesi veya yazıların uzaktan okunmaması o anda fark edilmesin. Ekran ya da gösterim imkânı sunulup sunulmadığını mekânla görüşürüz. Dosyayı hazırlamadan kullanılabilecek biçimi öğrenmek, sonradan yeniden düzenleme yapmanızı önleyebilir.

Görüntülerde bulunmasını istemeyen arkadaşlarınızın tercihlerini de sorun. Birlikte güldüğünüz eski bir kayıt, herkesin kalabalık önünde gösterilmesini isteyeceği bir anı olmayabilir. Videoyu bitirdikten sonra içerikte yer alan kişilerin beklentisine bakın. Gösterimin ne zaman başlayacağı ve dosyayı kimin açacağı da son programa yazılsın.

Müzik seçerken grubunuzu dinleyin

Bir arkadaşınızın sevdiği şarkı herkesin ilk tercihi olmayabilir. Liste hazırlarken ortak sevdiğiniz parçalarla başlayın. Giriş, kep fotoğrafı ve eğlence için farklı kayıtlar seçebilirsiniz. DJ’nin bütün gecenin havasını birkaç mesajdan tahmin etmesini beklemeyin. Özellikle çalınmasını istemediğiniz eserleri de söylemeniz, istediğiniz müzikleri göndermeniz kadar yardımcı olur.

DJ hangi saatler arasında çalışacak?

DJ hizmetini yalnızca bir masa ve çalma listesi olarak değerlendirmeyin. Karşılamadan itibaren mi bulunacak, konuşma ve video sırasında da sesi takip edecek mi? Mikrofonu sunacak kişi DJ mi, ayrı bir sunucu mu olacak? Görevleri ayırdığımızda seçtiğiniz ekibin ücretini ve çalışma süresini de daha açık konuşabiliriz.

Arkadaşlarınız bir parçanın belirli yerinde toplanmak istiyorsa o kaydı gönderin. Aynı şarkının kısa, uzun veya farklı yorumlanmış sürümleri bulunabilir. Kep atma ya da ortak dans için kullanılacak bölüm önceden işaretlenebilir. Son dakikada farklı telefonlardan açılan kayıtlarla ilerlemek yerine, seçilen dosyalar ilgili kişide hazır bulunsun.

Sohbetle eğlence aynı ses düzeyini istemez

Yemek sırasında masadaki arkadaşınızı duymak istersiniz. Eğlence başladığında ise müziğin daha belirgin olması beklenebilir. Bu iki bölümü aynı sesle geçirmek zorunda değilsiniz. Ailelerinizin veya öğretim elemanlarının bulunduğu masaların yeri de seçimde etkili olsun. Herkesin dans alanına en yakın yerde oturması gerekmez.

Mekânın mevcut donanımıyla seçtiğiniz DJ’nin ihtiyacını teknik ekip birlikte değerlendirsin. Mikrofon sayısı, cihaz bağlantısı ve ışık için ek hazırlık gerekebilir. Donanımın ayrıntılarına bakmak isterseniz ses ve ışık kurulumu seçeneklerini inceleyebilirsiniz. Aynı sistem zaten kullanılabiliyorsa ikinci kez ücretlendirilmemeli; eklenecek cihazın ne işe yaradığı açıklanmalı.

Arkadaşlarınız bir dans hazırlıyorsa

Gösteriye kaç kişinin katılacağını ve müziğin uzunluğunu bildirin. Prova için kullanılabilecek bir zaman varsa hazırlığı yapan grupla görüşelim. Herkesin aynı yerde daha önce buluşması mümkün olmayabilir; yine de kullanılacak bölümü görmek iyi olur. İnternetten izlenen bir hareketin dar bir alanda uygulanabileceğini baştan varsaymayın.

Dans etmek istemeyenleri de başka görevlere mecbur bırakmayın. Kimi fotoğraf sırasında arkadaşlarını çağırmayı sever, kimi yalnızca kutlamaya katılmak ister. Küçük bir grubun hazırladığı gösterinin ardından herkesin müziğe katılacağı bölüme geçilebilir. Eğlencenin bütün akşamı sahnedeki birkaç kişinin çevresinde dönmesi gerekmiyor.

Yemekli mi, ikramlı mı bir mezuniyet?

Yemekli teknede mezuniyet isteyen gruplarda menüyle birlikte servis saatini de seçiyoruz. Konuklarınız akşam yemeği için geliyorsa birkaç küçük atıştırmalık aynı beklentiyi karşılamayabilir. Hafif ikramlı bir kutlama düşünüyorsanız bunu davet mesajında anlatın. Herkesin o akşam neyle karşılaşacağını bilmesi, sofranın hazırlanmasını da kolaylaştırır.

Menüde hangi tabaklar olacak?

Tavuk, et, balık veya sebze seçeneğini konuşurken yanında ne sunulacağını da öğrenin. Ana yemeğin adı tek başına porsiyonu ve bütün menüyü anlatmaz. Başlangıç, salata, ara sıcak, tatlı ve içeceklerin hangileri bulunacak? Seçtiğiniz yemekleri bir arada görün. Böylece iki teklif arasındaki farkın yalnız ana yemekten kaynaklanmadığını anlayabilirsiniz.

Grup içinde farklı ana yemek tercihleri olacaksa bunları ne zamana kadar bildirmeniz gerektiğini sorun. Son listede hangi konuğa hangi tabağın hazırlanacağı anlaşılır olsun. Tercih değiştiğinde yalnız arkadaş grubuna yazmak yetmeyebilir; menüyü takip eden kişiye de ulaşsın. Yemeği hazırlayacak mutfağın kabul ettiği son değişiklik zamanı esas alınır.

Masaya servis ve açık büfe

Masaya serviste arkadaşlarınız yemek almak için yerlerinden kalkmaz. Konuşmalar veya kısa bir sunum varsa bu biçimi tercih edebilirsiniz. Görevlilerin masalara nasıl yaklaşacağını yerleşimde görelim. Her tabakta bir sandalyenin çekilmesi ya da bir konuğun ayağa kalkması gerekiyorsa oturma planını yeniden düşünmek gerekir.

Açık büfe sunulabiliyorsa masaların yeriyle yemek alınacak bölümün uzaklığına bakın. Bütün grubu aynı anda çağırmak yerine servis sorumlusunun önerisini öğrenebilirsiniz. Sıra oluştuğunda geçişin kapanmaması ve elinde tabakla dönenlerin rahat hareket etmesi gerekiyor. Seçtiğiniz mekânın her servis biçimini sağlayabildiğini varsaymadan karar verin.

Menüyü kesinleştirmeden tadım sunulup sunulmadığını da öğrenebilirsiniz. Sunuluyorsa katılabilecek kişi sayısı, ücret ve gösterilen tabağın seçilen menüyle ilişkisi sorulsun. Bir garnitürü değiştirmek istediğinizde mutfağın kabul ettiği son hâli yazdırın. Tadımda görülen tabakla başka bir etkinlik için hazırlanmış örnek fotoğrafı karıştırmayın; kendi mezuniyetinizde ne sunulacağını öğrenin.

Kokteyl ikramında adet ve süre

Kokteylli mezuniyet organizasyonunda yalnız ürün isimlerini görmek yeterli olmayabilir. Sıcak ikram kaç defa çıkacak, masalara mı sunulacak, belirli bir noktadan mı alınacak? Dört saatlik bir davetin bütün yiyeceğini girişte sunmak istemeyebilirsiniz. İkramın hangi bölümlerde geleceğini seçtiğiniz menüyle birlikte öğrenin.

Ayakta dolaşılan düzende herkesin tabağını bırakabileceği yer bulunmalı. Fotoğraf fonunun yanına konulan bir ikram masası, aynı anda iki farklı sıra oluşturabilir. Yiyeceklerin sunulduğu bölümü ve dinlenme masalarını birbirine göre yerleştirelim. Daha az masa kullanılması, hazırlık ihtiyacının ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Çay, kahve ve özel yemek talepleri

Yemek bittiğinde sohbet de bitmiyor. Arkadaşlarınızla oturup kahve içmek istiyorsanız menüde kahvenin bulunup bulunmadığına bakın. Su ve meşrubat için verilen fiyatla bütün akşamın içecek hesabı aynı olmayabilir. Servisin kaçta biteceğini ve menü dışındaki siparişleri kimin ödeyeceğini baştan konuşun.

Bir arkadaşınızın alerjisi varsa yemek seçimini doğrudan mutfak sorumlusuyla görüşmesi daha doğru olur. Malzemeleri, hazırlama ve servis koşullarını kendisine sorabilir. Mutfak talebi karşılayabildiğini teyit ederse arkadaşınızın adıyla masa numarasını listeye ekleyelim. Servisi yapacak kişi, hazırlanan özel tabağı kime götüreceğini bilsin.

Mezuniyet pastasını nasıl seçelim?

Pastada bölümünüzün adı, kısa bir söz veya sevdiğiniz renkler bulunabilir. Yazıyı sipariş sırasında son kez okuyun; özellikle yabancı dilde bölüm adlarında küçük bir harf değişikliği gözden kaçabilir. Pasta diliminin menüdeki tatlının yerine mi, ayrıca mı sunulacağını da öğrenin. İki farklı tatlı istemiyorsanız seçiminizi buna göre yapabilirsiniz.

Kaç kişiye servis edileceği yalnız mezun sayısıyla hesaplanmasın. Aileleriniz ve diğer konuklarınız da pasta yiyecekse sayıya katılsın. Küçük bir grubun sembolik olarak keseceği pastayla bütün davetlilere dilimlenecek ürün aynı hazırlığı istemez. Sunum ve porsiyon bilgisini pastayı hazırlayacak kişiyle görüşün.

Kesim sırasında bütün arkadaşlarınızın aynı noktaya yaklaşmasını istiyorsanız fotoğraf için yeterli yer olup olmadığına bakalım. Bunun yerine bölüm temsilcileriyle kesim yapıp diğer grupları sırayla fotoğrafa almak da mümkün olabilir. Yakınlarınızın izleyebileceği bir yer seçelim; servis görevlileri pastayı masalara ulaştırırken geçiş açık kalsın. Kutlamanın ortasında pasta masası için başka konukların yerini değiştirmemiz gerekmesin.

Okul renklerini dekorun neresinde kullanalım?

Bir mezuniyet fotoğrafının size ait görünmesi için her duvarı büyük baskılarla kaplamak gerekmiyor. Bölümünüzün rengi, birlikte seçtiğiniz kısa bir söz veya masadaki küçük kartlar yeterli olabilir. Beğendiğiniz örnekleri getirirken hangi ayrıntıyı sevdiğinizi de söyleyin. Bir fotoğrafın çiçeklerini beğenmek, içindeki bütün aksesuarları istediğiniz anlamına gelmez.

Karşılama panosu ve fotoğraf köşesi

Panoda kullanılacak okul adı, bölüm ve yazı için son onayı bir kişi versin. Farklı arkadaşlarınızdan farklı düzeltmeler gelmesi baskıyı karıştırabilir. Logonun kullanılmasına ilişkin koşullar da ilgili kurumdan öğrenilmeli. Baskıya gidecek dosyayı görmeden yalnızca bir mesajdaki isme güvenmeyin; küçük bir yazım hatası bütün fotoğraflarda görünebilir.

Fotoğraf köşesinde aynı anda kaç kişinin durmasını istediğinizi anlatın. İki arkadaşın poz vereceği fonla bütün bölümün fotoğrafı aynı ölçüyü istemez. Arkasında ne görüneceği, ışığın nereden geldiği ve sırada bekleyenlerin nerede duracağı seçimi etkiler. Fonun kurulacağı yüzeyi ve sabitlenmesini de dekor ekibi değerlendirmeli.

Masalarda yemek için yer kalsın

Masa çiçeğini seçerken tabak, bardak ve ikramları da hayal edin. Ortaya servis yapılacaksa büyük bir dekorun çevresinden tabak uzatmak zorlaşabilir. Kısa bir çiçek düzeni veya isimli küçük bir kart sizin istediğiniz görünümü sağlayabilir. Her masada aynı aksesuarların bulunması şart değil; seçilen parçaların nerede kullanılacağını bilmeniz yeterli.

Balon veya asılı süs düşünüyorsanız tavan yüksekliğini ve görüşü değerlendirelim. Konuşmacının önüne sarkan bir düzen veya fotoğraf sırasında yüzleri örten parça istemeyebilirsiniz. İçeride kullanılabilecek malzemeyi mekânla görüşürüz. Dışarıdan getirilecek süsler varsa kendi hazırladığımız parçalarla beraber nasıl duracağına önceden bakalım.

Küçük hatıralar hazırlamak isterseniz

Masalara arkadaşlarınızın birbirine not bırakabileceği kartlar koyabilirsiniz. Herkesin kutlamadan sonra açacağı küçük bir zarf, kalabalık bir gösteriden daha kişisel bir hatıra olabilir. Basılı ürün istiyorsanız adedi, kâğıdı ve kullanılacak yazıyı seçelim. Hazır bir örnekteki bütün aksesuarları almak yerine sizin gerçekten dağıtacağınız parçaları belirlemek yeterli.

Ortak fotoğraf alanında eski bir sınıf karesine yer vermek de mümkün olabilir. Görüntüde bulunan arkadaşlarınızın tercihlerini öğrenin; herkesin yıllar önceki fotoğrafını kalabalık önünde görmek isteyeceğini varsaymayın. Dosyanın baskıya uygunluğunu ve ölçüsünü hazırlığı yapacak kişi değerlendirsin. Telefonda küçük görünen bir görüntü, büyük fonda aynı netliği vermeyebilir.

Ürünler kişi adına hazırlanacaksa son isim listesini baskıdan önce kontrol edin. Gelemeyecek arkadaşınıza da bir hatıra ayırmak isteyebilirsiniz. Artan kart ve zarfları gecenin sonunda kimin alacağını söyleyin. Bunları başka dekor malzemeleriyle aynı kutuya bırakmadan ayırmak, daha sonra eksik parça aramayı azaltır.

Aileler, konuklar ve kararları takip eden kişi

Üniversite arkadaşlarınızla hazırlık yaparken bazen herkes ayrı bir işi üstlenir. Bir kişi müzikle, biri menüyle, biri fotoğrafçıyla görüşür. Bu paylaşım işe yarayabilir; son kararların kimde toplanacağı da belli olsun. Aynı hizmet için farklı kişilerin ayrı sipariş vermesi veya eski bir seçimin yeniden uygulanması böylece önlenebilir.

Teklifi ve ödemeleri kim takip edecek?

Arkadaşlarınız arasında işleri paylaşmış olabilirsiniz: müzikle biri ilgilenir, menüyü bir başkası seçer. Teklifin son hâlinin ulaşacağı bir kişi de olsun. Görüşmeleri o kişi üzerinden toparlayabiliriz. Üniversite adına hizmet alınacaksa yetkili kişinin ve fatura bilgilerinin ayrıca bildirilmesi gerekir. Kendi aranızda hazırladığınız bir kutlamada ise kimin hizmete onay vereceğini başta konuşmanız yeterli.

Katılım ücretlerini toplarken yalnızca mezunları mı, aileleri ve diğer konukları da mı hesaba katacağınızı belirleyin. Bazı arkadaşlarınız ödemesini daha sonra yapacaksa hizmet sağlayıcısına verilecek ön ödemenin nasıl tamamlanacağını aranızda kararlaştırın. Herkesin payını yatırdığı günle sözleşmedeki ödeme günü farklı olabilir. Son hesabı birkaç ayrı mesajdan takip etmek yerine kişi isimleriyle tutulan bir liste kullanabilirsiniz.

Yüksek lisans ve doktora kutlamaları

Tez dönemini birlikte geçirdiğiniz arkadaşlarınızı aynı sofrada görmek isteyebilirsiniz. Belki danışmanınız da gelecek; belki farklı yıllarda tanıştığınız insanlar ilk kez karşılaşacak. Böyle bir buluşmada uzun konuşmalar yerine birkaç teşekkürün ardından yemeğe geçmek hoşunuza gidebilir. Eğlenceyi de sizin sevdiğiniz müziklerle sürdürürüz. Kutlamanın mutlaka kalabalık veya gösterişli olması gerekmiyor.

Danışmanınıza konuşma teklif edecekseniz kendisine haber verin; mikrofon uzatıldığında hazırlıksız yakalanmasın. Pano ya da hatıra kartı üzerinde adı bulunacak kişilerin unvanlarını da kendilerine sorabilirsiniz. Günlük konuşmada kullandığınız kısa bir hitap, baskıda istediğiniz gibi durmayabilir. Son metni üretimden önce görmek bu yüzden işe yarar.

İstanbul dışında olan arkadaşlarınız varsa

Hazırlık için her görüşmeye gelmeniz şart değil. Güncel mekân görüntülerinden ve masa taslağından başlayabiliriz. Gösterilen fotoğrafın hangi bölüme ait olduğunu belirtiriz; siz de düşündüğünüz düzeni anlatırsınız. Özellikle yemekli bir kutlama istiyorsanız masalar kurulu hâlinin görüntüsünü isteyin. Boş salon fotoğrafından sandalyelerin arkasında ne kadar yer kalacağını anlamak zor.

Yerinde bakabilecek bir arkadaşınız varsa merak ettiğiniz birkaç noktayı ona yazın. İçerideki masaların yerini, fotoğraf fonunun kurulacağı köşeyi veya girişteki basamakları görmek isteyebilirsiniz. Görüşmenin ardından seçilenleri tek bir mesajda toparlayın. Beğendiğiniz bir ayrıntı hizmete eklendiyse teklifin son hâlinde de yerini alsın.

Aileler ve öğretim elemanları için masalar

Kimin kiminle oturmasını istediğinizi isimlerin yanına not edebilirsiniz. Öğretim elemanlarınızı bir arada ağırlamak ya da ailelerinizi arkadaş masalarına yakın tutmak isteyebilirsiniz. Konuşmayı görecekleri yönü de düşünün. Sürekli hoparlörün yanında oturmak istemeyen büyükleriniz için daha sakin bir masa seçeneğine bakalım.

Çocuklarıyla gelecek yakınlarınızı da listeye ekleyin. Çocuğun yaşı, ayrı yemek isteyip istemediği ve sandalye ihtiyacı menü hesabını etkileyebilir. Mama sandalyesi veya bebek arabası için yer sorulacaksa masa düzeni tamamlanmadan öğrenelim. Çocuklara kimlerin eşlik edeceğini aileleri belirler; organizasyon hizmetine bütün gece bireysel çocuk gözetimi dâhilmiş gibi davranmayız.

Mezuniyet fotoğraflarında kimler olsun?

Bütün sınıfla kep fotoğrafı çektirmek isteyebilirsiniz. Ama en yakın üç arkadaşınızla, ailenizle veya danışmanınızla ayrı bir kare de aklınızda olabilir. Çekim ekibine bunları söyleyin. Kısa bir isim listesi bile yeterli: kimlerin aynı fotoğrafta bulunmasını istediğiniz anlaşılsın. Böylece yemek sırasında bir yandan arkadaşlarınıza telefon açıp bir yandan fotoğrafçıya yer tarif etmek zorunda kalmazsınız.

Fotoğrafçı ne zaman gelecek?

Cübbeli portreleri konuklar gelmeden önce çekmek istiyorsanız fotoğrafçının başlangıç saatini buna göre seçelim. Yalnızca kep anının çekilmesiyle karşılamadan son dansa kadar kayıt alınması farklı süreler gerektirir. Çekimi hangi bölümde başlatıp nerede bitireceğinizi ücret konuşulurken belirtin. Sonradan eklenen saatlerin nasıl hesaplanacağını da öğrenebilirsiniz.

Gün ışığında birkaç fotoğraf düşünüyorsanız çekime katılacak arkadaşlarınıza daha erken gelmelerini söyleyin. Aile fotoğraflarını yemek öncesine almak da mümkün olabilir. Ana yemek servis edilirken bütün masayı kaldırmak yerine, çekim için grubunuza uygun bir zaman bulalım. Özellikle aileleri erken ayrılacak arkadaşlarınız bu tercihini baştan paylaşsın.

Fotoğraf, kısa klip veya uzun video

Telefonunuzda paylaşacağınız kısa bir klip mi istiyorsunuz, konuşmaların tamamını sonradan izlemek mi? Çekim talebini böyle anlatmak, yalnızca “video da olsun” demekten daha açıklayıcı. Albüm ve baskı istiyorsanız onları da söyleyin. Düzenlenecek fotoğrafların sayısı, videonun uzunluğu ve dosyaların teslim günü anlaşmada belirtilebilir.

Görüntülerinizin firmanın tanıtımında kullanılmasını istemiyorsanız çekim ekibine bildirin. Fotoğraf çektirmekle sosyal medyada paylaşılmasını istemek aynı tercih olmayabilir. Arkadaşlarınız arasında çekime katılmak istemeyenler de bulunabilir; onların isteğini de dikkate alalım. Dosyaları grup adına kimin teslim alacağına karar verirken paylaşım konusunu aranızda konuşabilirsiniz.

Yağmurda kutlama nerede devam edecek?

Açık bölümde beğendiğiniz düzenin içeride de kurulabildiğini görmeniz önemli. Yalnızca masalar taşınmayacak; DJ’nin yeri, fotoğraf köşesi ve konuşma alanı da değişebilir. Kapalı bölümün fotoğrafını kendi kişi sayınızla değerlendirin. İçeride bütün konuklara sandalye bulunması, dans için de yeterli yer kaldığı anlamına gelmeyebilir.

Kapalı bölümdeki yerleşim

Yemek masaları, DJ ve dekor aynı planda gösterilsin. Fotoğraf fonunuzun tamamı içeriye sığmıyorsa hangi parçaların kullanılacağını dekor ekibiyle seçebilirsiniz. Konukların arasından malzeme taşınmadan bu değişikliğin tamamlanması gerekir. Hazırlıkta kapalı bölüm için de karar vermiş olmak, yağmur başladığında ilk kez yer aramayı önler.

Yer değişikliğini kimin bildireceğini ve ekiplerin ne zaman hazırlığa başlayacağını konuşun. Etkinliğin yapılamayacağı koşullar içinse kendi anlaşmanızdaki iptal veya erteleme maddelerine bakın. Bir arkadaşınızın başka bir kutlamada aldığı tarih değişikliği hakkı, sizin sözleşmenizde de aynı biçimde bulunmayabilir.

Girişten masaya kadar olan yol

Basamak çıkmakta zorlanan ya da tekerlekli sandalye kullanan bir yakınınız gelecekse mekâna karar vermeden ihtiyacını anlatın. Giriş bağlantısı, kapılar, masaya geçiş ve tuvalet bir arada incelensin. Mümkünse kendisi de görsün; nerede yardıma ihtiyaç duyacağını en iyi kendi kullanımı üzerinden anlatabilir.

Karşılamada bekleyecek konuklar için oturulabilecek bir yer bulunup bulunmadığını da sorabilirsiniz. Masaya kadar eşlik edilmesi gerekiyorsa yardımcı olacak kişi önceden belli olsun. Yakınınız geldiğinde aynı ihtiyacını birkaç görevliye yeniden anlatmak zorunda kalmasın.

Güneş, serinlik ve fotoğraf ışığı

Gündüz çekiminde aydınlık görünen bir masa, uzun süre oturmak için fazla güneş alabilir. Gölgeyi ve sandalyelerin yönünü mekânda görün. Cübbeli fotoğraflar için ayırdığınız saati fotoğrafçıya da söyleyin; ışıkla çekim yerini beraber değerlendirsin.

Akşam kutlamasında renkli ışıklar eğlenceye eşlik edebilir. Aile fotoğrafında veya konuşmalar sırasında ise yüzlerin rahatça görüldüğü bir aydınlatma isteyebilirsiniz. Serinlediğinde kullanılacak bölümü de öğrenin. Davetlilere kıyafetle ilgili kısa bir hatırlatma göndermek mümkün; mekânın hazırlığını yalnızca bu nota bırakmayın.

Mezuniyet gecesine ne kadar zaman ayıralım?

Yemek, birkaç konuşma, kep fotoğrafı ve DJ programı istiyorsanız üç ya da dört saatlik seçeneklerden başlayabiliriz. Yalnızca arkadaşlarınızla sofrada buluşacaksanız başka bir süre uygun gelebilir. Önce akşamda bulunmasını istediğiniz bölümleri sıralayın. Uzun bir konuşma listesiyle uzun bir eğlenceyi kısa sürede tamamlamaya çalışmayalım.

Dört saat için örnek program

Yemekle başlayan bir kutlamayı aşağıdaki gibi düşünebilirsiniz. Kep fotoğrafını daha erken çekmek veya pasta bölümünü çıkarmak isterseniz sırayı değiştiririz. Süreler, başlangıçta neye ne kadar zaman ayırdığınızı görmeniz için verilmiştir:

• 20 dakika: karşılama, arkadaşlarla buluşma ve masalara geçiş.
• 45 dakika: yemek ya da seçilen ikramlar.
• 30 dakika: kısa konuşmalar ve kep fotoğrafı.
• 105 dakika: DJ programı, dans ve sohbet.
• 20 dakika: seçildiyse pasta veya ortak hediye sunumu.
• 20 dakika: son fotoğraflar ve vedalaşma.

Bu örnek toplam dört saat. Yemek uzadığında tabağınızı bırakıp programa yetişmeniz beklenmez; sorumlular sonraki bölümü buna göre düzenler. Yine de konuşmalar çoğalırsa dansa kalan süre azalır. Sizin için önemli kısmı hazırlıkta söyleyin. Birkaç arkadaşınız geç kaldığında hangi bölümleri bekletebileceğimizi de buna göre konuşabiliriz.

Kurulum ne zaman yapılacak?

Fotoğraf fonu, masa süslemesi ve ses denemesi konuklar gelmeden tamamlanmalı. Ekipler ihtiyaç duydukları kurulum süresini bildirsin; mekâna giriş saatleri buna yetsin. Sizin kutlama için seçtiğiniz dört saatle malzemelerin hazırlanacağı zamanı ayrı konuşalım. Toparlama ve teslim için ayrılan süre de baştan öğrenilebilir.

Aile fotoğrafını kaçırmasını istemediğiniz yakınlarınıza geliş saatini ayrıca hatırlatın. Beklenecek biri varsa organizasyon sorumlusunun haberi olsun. Servisin veya çekimin başlangıcını değiştiren bir durum bütün ekiplerin bildiği programa işlendiğinde, aynı karar için herkesi tek tek aramanız gerekmez.

Daha sakin bir kutlama isteyenlere

Sahne, uzun konuşmalar veya dans programı istemeden de mezuniyeti kutlayabilirsiniz. Arkadaşlarınızla yemek yiyip yıllardır biriken anıları konuşmak sizin için yeterli olabilir. O zaman menüye, masaların birbirine yakınlığına ve sohbeti bastırmayacak bir ses düzeyine bakarız. Teknede akşam yemeği organizasyonu sayfasında yemek hazırlığının ayrıntılarını da bulabilirsiniz.

Birkaç cübbeli fotoğrafın ardından uzun uzun oturmak istiyorsanız programı buna göre hazırlayalım. Sırf başka bir mezuniyette bulunduğu için kullanmayacağınız bir hizmeti seçmeniz gerekmiyor.

Mezuniyet için ayıracağınız bütçe

Kişi başı menü fiyatını davetli sayısıyla çarptığınızda yemeğin hesabını bulursunuz. DJ, dekor ve fotoğraf çekimi ayrıca seçildiyse onlar da eklenecek. Mekân bedelinin teklifin neresinde olduğunu da sorun. Teknede mezuniyet fiyatları konuşulurken arkadaş grubunuz için asıl lazım olan, bütün hazırlıklar için ödeyeceğiniz toplam. Bu tutarı öğrenmeden katkı payını kesinleştirmeyin. Ailelerini de çağıracak arkadaşlarınız varsa davetli sayısına onları da ekleyin; yemek hesabı yalnız mezunlar üzerinden yapılmasın.

Menü ücretiyle grup bedelinin farkı

Yemek kişi sayısıyla hesaplanırken DJ’nin veya fotoğrafçının çalışma süresi bütün grup için ücretlendirilebilir. Elli kişi de gelse kırk sekiz kişi de gelse aynı fon kurulacaksa dekorun bedeli değişmeyebilir. Bu yüzden birkaç kişinin gelememesi toplamı beklediğiniz kadar azaltmayabilir. Son kişi sayısının hesaba nasıl yansıyacağını teklif alırken sorun.

Katılım arttığında da yalnızca tabak sayısına bakılmaz. İlave masa gerekiyorsa sandalye, örtü ve servis ihtiyacı da görülsün. Buna karşılık aynı fotoğraf fonunu kullanmaya devam edebilirsiniz. Hangi hizmetin adetle, hangisinin çalışma süresiyle hesaplandığı teklifte açıklansın.

Arkadaşlar arasında masraf paylaşımı

DJ, yemek ve çekim için aldığınız fiyatları arkadaş grubunuzda paylaşın. Herkesin aynı şeyleri istemesi beklenmez. Kimisi daha uzun çekim ister, kimisi yalnızca müzikle ilgilenir. Ortak bütçeyle neleri karşılayacağınıza karar verdikten sonra seçimleri kesinleştirin. Sonradan eklenen bir isteğin bedelini de para toplanmadan önce gruba söyleyin.

Hocalarınızı ya da ailelerinizi davet edecekseniz onların yemeklerini kimin ödeyeceğini aranızda konuşun. Hocalarınızın yemek bedelini mezunlar paylaşabilir; aileler kendi yemeklerini ödeyebilir. Nasıl bir yol seçerseniz seçin, bu konukları da işletmeye bildireceğiniz sayıya ekleyin. Davetli olmaları, yemeklerinin ücretsiz olduğu anlamına gelmez. Kişi başına toplanacak tutarı bu hesabın ardından belirleyin.

Sayfadaki fiyat örnekleri

Tablodaki hesap birimlerine bakın: menüde kişi başı tutar, dekor veya ekip satırında kurulum ya da program bedeli bulunur. Bunlar belirli bir gün için kesinleşmiş satış fiyatları değildir. Örnek hizmet bütçeleri mekân kullanımını kapsamaz; bütün mezuniyetin toplamını tek bir satırdan çıkaramazsınız.

Birbirinin alternatifi olan hizmetleri de üst üste eklemeyin. Fotoğraf-video seçeneğinde fotoğraf zaten varsa yeniden çekim bedeli yazılmamalı. Teklif hazırlanırken aynı kontrol seçtiğiniz diğer hizmetler için de yapılır.

Teklifte anlaştığınız hazırlıklar yazsın

Telefonda konuşurken birden fazla menüye veya dekor örneğine bakabilirsiniz. Hangisinde karar kıldığınız görüşmenin ardından gönderilen listede görülsün. Gün, kullanılacak bölüm, saatler ve hizmetler size ait bilgilerle yazıldığında son değişiklikleri de o belge üzerinden takip edebilirsiniz.

Menü, ekipler ve basılı ürünler

Yemeklerle içeceklerin adları, DJ’nin çalışma saatleri ve sunulacak ses donanımı listede bulunsun. Çekim seçtiyseniz alacağınız fotoğraf ve videolarla teslim zamanı da belirtilebilir. Bir örnek fotoğraf gönderdiğinizde yalnızca fonunu mu, masa çiçeğini mi beğendiğinizi söyleyin. Görseldeki her parça siparişe eklenmiş sayılmasın.

Pano ve kartlarda üniversite adı, bölüm, logo veya kişi isimleri kullanılacaksa baskı örneğini görün. İlgili kullanım onaylarıyla dosyalar tamamlandıktan sonra üretime geçilir. Son düzeltmeyi iletecek bir arkadaşınızın olması yeterli; farklı kişilerden gelen eski dosyalar baskıya karışmasın.

Ödeme ve son katılım sayısı

Vergiler dâhil toplam, ön ödeme ve kalan tutarın ödeme günü teklifte yer alsın. Ekibin seçtiğiniz gün için hangi işlemle ayrılacağını da öğrenin. İlk kez fiyat sormuş olmanız, hizmetin kesinleştiği anlamına gelmeyebilir. Teklifin geçerlilik süresi dolacaksa kararınızı ne zamana kadar vermeniz gerektiğini bilirsiniz.

Kesin sayıyı bildirirken mezunlarla birlikte aileleri ve diğer konukları da sayın. Asgari kişi üzerinden hesap yapılıyorsa bu sayıyı sözleşmede görün. Son bildirimden sonra eklenen veya gelemeyenler için uygulanacak bedel de açıklansın.

Günü değiştirmek veya kutlamadan vazgeçmek

Üniversitenizin tören takvimini bekliyorsanız birkaç gün seçeneğiyle görüşmeye başlayabiliriz. Kesin gün üzerinde anlaşırken takvimdeki bu belirsizliği de konuşalım. Ön ödeme yapacağınız aşamada erteleme ve iptal için size sunulan koşullar elinizde bulunsun. Ne zamana kadar haber verebileceğinizi, ne kadar iade alabileceğinizi ve hangi giderlerin kesileceğini o metinden görebilmelisiniz. Adınıza basılmış pano gibi ürünlerin hesabı da ayrıca açıklansın.

Ertelemek zorunda kaldığınızda düşündüğünüz yeni günü bize bildirin. Seçtiğiniz hizmetlerin o gün sunulup sunulamayacağını öğrenelim. Önceden yatırdığınız tutarın yeni güne sayılıp sayılmayacağını ve fiyat farkı çıkıp çıkmayacağını yazılı öğrenin. Yeni kararın hizmet listesine işlendiğinden emin olun.

Arkadaşlarınıza nasıl haber vereceksiniz?

Arkadaşınız mesajı açtığında uzun yazışmaları okumadan buluşma saatini görebilsin. Günü ve saati üst satırlara, giriş konumunu hemen altına yazabilirsiniz. Paylaşılacak bağlantıyı kutlamanın yapılacağı yerin yetkilisinden isteyin. Kişi sayısını kimin topladığını da belirtin; cevaplar farklı telefonlarda kalmasın.

Arkadaşlarınıza göndereceğiniz davet

Grubunuza aşağıdaki gibi bir mesaj gönderebilirsiniz. Parantezli yerleri doldurun; menü henüz seçilmediyse o cümleyi çıkarın:

Arkadaşlar, mezuniyetimizi birlikte kutlayalım! Günümüz [gün], yerimiz [mekân adı]. Buluşma saatimiz [saat]. Yemek için [menü veya ikram bilgisi] seçtik.

Yanınızda bir yakınınız da gelecekse toplam kaç kişi olacağınızı [yanıt günü] gününe kadar [ad ve telefon] üzerinden bize söyleyin. Masaları ve yemek sayısını ona göre ayarlayacağız.

Geleceğiniz giriş için [bağlantı] adresindeki konumu kullanın. Görüşmek üzere!

Kep ve cübbeyle fotoğraf çektirmeye karar verdiyseniz mesajın sonuna bunu da ekleyin. Henüz konuşmadığınız bir hazırlığı duyurmanıza gerek yok. Türkçe bilmeyen yakınlarınıza gün, saat ve konumu kendi dillerinde gönderebilirsiniz. Sonradan yer veya saat değişirse yeni bir mesaj yazın; değişikliği başında belirtin.

Liste tamamlandıktan sonra gelen yanıtlar

Geç cevap veren bir arkadaşınızın katılımını yalnızca mesaj grubunda duyurmayın. Yemek sayısını bildiren kişiye de ulaşsın. İlave konuk için uygunluk ve ücret öğrenildikten sonra liste güncellenir. Kapasite dolduysa bir sandalye daha eklenebileceğini düşünerek kendi başınıza söz vermeyin.

Gelemeyen birinin yerine başka bir arkadaşınız katılacaksa isim ve yemek tercihi de değişebilir. Yeni bilgiyi karşılamayı yapan ekibe iletelim. Böylece girişte eski listede isim aramak veya masada farklı bir tabakla karşılaşmak gerekmez.

Son hazırlıklarda tek liste kullanalım

Haftalar boyunca gönderilen her fotoğrafı ve müzik önerisini son sipariş sanmak kolay. Seçimler tamamlandığında eski örnekleri ayırın. Onaylanan menü, dekor ve program bir arada kalsın. Sonradan gelen bir fikir uygulanacaksa ücret ve uygunluk konuşulduktan sonra listeye eklensin.

Son listede bulunacaklar

Uzun yazışmaları kopyalamak yerine, kutlamayı hazırlayanların kullanacağı bilgileri toplayabilirsiniz:

• Son kişi sayısı, birlikte oturacak gruplar ve mutfağın kabul ettiği özel yemekler.
• Seçilen menüyle içeceklerin listesi.
• Pano, fotoğraf fonu ve basılı kartların son örnekleri.
• Konuşmacıların isimleri, anons listesi ve varsa gösterilecek video.
• Kep fotoğrafında ve eğlencede kullanılacak müzik dosyaları.
• Ekiplerin geliş saatleri, irtibat kişileri ve grup temsilcisi.

Değişen bir bilgiyi doğrudan o işi yapan kişiye ulaştırın. Yeni menüyü bütün gruba göndermiş olmak, mutfağın gördüğünü göstermeyebilir. DJ’nin de önerilen bütün şarkılar arasından hangisinin son seçim olduğunu bilmesi gerekir.

Kendi ekibiniz veya getireceğiniz ürünler

Çalışmak istediğiniz fotoğrafçıyı ya da DJ’yi başlangıçta belirtin. Mekânın dış ekip için kabul koşulları ve varsa ek ücretleri öğrenildikten sonra kendilerine saat ve teknik bilgiler iletilir. Programın son hâlini almaları da önemli. Aynı hizmet için bizim teklifimizde de ekip bulunuyorsa bu satır yeniden düzenlensin.

Dışarıdan pasta veya süsleme getirilecekse kabul ve saklama şartlarını sipariş vermeden sorun. Ürünü kimin teslim alacağını, hangi saatte geleceğini ve gece sonunda hangi parçaların size geri verileceğini yazın. Stand, kutu ve kişisel süslerin kime ait olduğunu ekipler de bilsin.

Siz de mezuniyetinize katılın

Arkadaşlarınıza yemek hazırlanırken sizin de masada oturabilmenizi isteriz. Birinin masa değişikliği istemesi veya konuşma için mikrofon gerekmesi her defasında size dönmesin. Servis ve program sorumlularını hazırlıkta tanıyın; o akşam hangi konuda kime ulaşılacağı belli olsun.

Konuşma başlayacaksa mikrofonla çekim ekibi hazır bulunsun. Yemek geciktiyse programı takip eden kişi DJ’ye haber versin. Bu haberleşmeyi ekipler kendi aralarında yürüttüğünde siz arkadaşlarınızı fotoğrafa çağırmak veya eğlenceye katılmak için zaman bulabilirsiniz.

Cübbeleri, hediyeleri ve kendi getirdiğiniz süsleri alacak bir arkadaşınız son bölümde yardımcı olabilir. Kutlamadan kalanları onun teslim alacağını söyleyin. Siz konuklarla vedalaşırken her kutuyu tek tek aramakla uğraşmayın; son fotoğraflarda da yeriniz olsun.